Welche Informationen gehören zwingend in eine Handelsregisteranmeldung? Muss ein Geschäftsführer seine Privatadresse preisgeben? Mit diesen Fragen hat sich das Oberlandesgericht Köln kürzlich auseinandergesetzt und mit seinem Beschluss vom 09.01.2025 [Aktz.: I-4 Wx 19/24] ein deutliches Zeichen für mehr Datenschutz und zugunsten der Privatsphäre von Geschäftsführern gesetzt.
Entscheidung des OLG Köln: Wohnadresse ist kein Pflichtfeld
Das Amtsgericht Bonn hatte die Eintragung eines Geschäftsführers in das Handelsregister abgelehnt, weil die Anmeldung keine private Wohnadresse enthielt. Laut Ansicht des Amtsgerichtes sei die Privatadresse allerdings zwingend erforderlich, um die Identität der handelnden Personen sicherzustellen und eine ordnungsgemäße Zustellung von Dokumenten zu gewährleisten. Diese Auffassung teilte das OLG Köln nicht. Vielmehr stellte das Gericht klar, dass die Angabe einer Privatadresse bei der Anmeldung eines Geschäftsführers nicht zwingend notwendig ist. Nach § 43 der Handelsregisterverordnung (HRV) seien Vor- und Familienname, Geburtsdatum und Wohnort anzugeben – eine genaue Wohnanschrift werde hingegen nicht verlangt.
Transparenz ohne Eingriff in die Privatsphäre
Das Handelsregister verfolgt das Ziel, klare und verlässliche Informationen über Gesellschaften und ihre vertretungsberechtigten Personen bereitzustellen. Diese Transparenz ist aber auch ohne die Bekanntgabe der Privatadresse gewährleistet. Zur Identifikation reicht laut OLG Köln die Nennung des Namens, des Geburtsdatums und des Wohnorts aus. Die Erreichbarkeit der Geschäftsführer im Rahmen des Registerverfahrens sei bereits durch die Geschäftsadresse hinreichend gesichert. Sollte eine Privatanschrift tatsächlich einmal nötig sein, könne diese problemlos über eine Melderegisterauskunft eingeholt werden. Auch aus der Perspektive des Zivilprozessrechts ergibt sich keine andere Einschätzung, denn für gerichtliche Zustellungen genügt in der Regel die Angabe der Geschäftsanschrift. Diese Grundsätze gelten gleichermaßen im registerrechtlichen Kontext.
Datenschutz als entscheidendes Argument
Aus datenschutzrechtlicher Perspektive wäre eine Verpflichtung zur Angabe der Privatadresse ohnehin problematisch, denn Wohnadressen gelten als besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Deshalb bedarf ihre Verarbeitung nach Art. 6 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einer expliziten rechtlichen Grundlage, die im Fall der Handelsregisteranmeldung nicht gegeben ist. Dies bestätigt auch die Dienstordnung für Notare, die seit Mitte 2023 klarstellt, dass Privatanschriften grundsätzlich nicht mehr an das Handelsregister übermittelt werden sollen – außer bei besonderem berechtigtem Interesse, etwa bei eindeutiger Verwechslungsgefahr. Gleichwohl beobachtet man in der Praxis immer noch, dass Privatadressen der handelnden Personen in notariellen Urkunden genannt werden. Die Entscheidung zeigt jedoch, dass eine vorausschauende Gestaltung der notariellen Verfahren, die Offenlegung der Privatadressen vermieden werden kann.
Fazit
Das OLG Köln hat deutlich gemacht, dass bei der Anmeldung eines Geschäftsführers im Handelsregister der Datenschutz Vorrang vor übermäßiger Transparenz erhält. Geschäftsführer können sich nun darauf verlassen, dass ihre Privatadressen nicht ohne zwingenden Grund öffentlich zugänglich gemacht werden müssen. Diese Entscheidung stärkt die Privatsphäre und reduziert Risiken wie Identitätsdiebstahl oder unerwünschte Belästigungen. Gleichzeitig zeigt sich, dass Datenschutz und Transparenz keine Gegensätze darstellen müssen, sondern miteinander vereinbar sind – vorausgesetzt, es werden klare Grenzen gezogen und angemessene Alternativen wie die Geschäftsanschrift genutzt.
Sie haben Fragen zum Handelsregistereintrag? Teilen Sie uns Ihr Anliegen gerne über unser Online-Formular mit.