Ob es um den Kauf einer Immobilie, die Gründung eines Unternehmens oder die Erteilung einer Vollmacht geht – in vielen rechtlichen Angelegenheiten ist eine notarielle Beglaubigung erforderlich. Doch was genau bedeutet das eigentlich? Wann schreibt das Gesetz eine Beglaubigung zwingend vor? Und was ist der Unterschied zwischen einer Beglaubigung und einer Beurkundung?
Dieser Blog-Artikel liefert verständliche Antworten auf die Fragen, wann ein Notar eine Rechtsangelegenheit notariell beglaubigen muss und wann dies nicht erforderlich ist.
Keyfacts – Die notarielle Beglaubigung auf einen Blick
- Eine notarielle Beglaubigung bestätigt die Echtheit einer Unterschrift oder die Übereinstimmung einer Kopie mit dem Original.
- Sie ist von der notariellen Beurkundung zu unterscheiden, bei der der gesamte Inhalt rechtlich geprüft wird.
- In vielen registerrechtlichen Angelegenheiten ist die Beglaubigung gesetzlich vorgeschrieben.
- Für zahlreiche Alltagsverträge ist keine notarielle Mitwirkung erforderlich.
- Die Kosten richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG).
Beglaubigung vs. Beurkundung – Was ist der Unterschied?
Grundsätzlich gibt es in Deutschland zwei Formen der notariellen Tätigkeit: Bei der (1) notariellen Beglaubigung wird lediglich die Echtheit einer Unterschrift oder einer Abschrift bestätigt, während der Notar bei der (2) notariellen Beurkundung einen gesamten Vertrag prüft oder erstellt und dabei sichergeht, dass alle Beteiligten über die rechtlichen Konsequenzen informiert sind. Zu den Dokumenten, die notariell beurkundet werden müssen, zählen z.B. Grundstücksverkäufe (§ 311b BGB), Pflichtteilsverzichtsverträge (§ 2348 BGB) oder Eheverträge (§ 2276 BGB). Die notarielle Beglaubigung dient im Gegensatz zur Beurkundung in erster Linie dazu, die Rechtssicherheit und die reine Beweiskraft von Dokumenten zu belegen, z.B. bei Unterschriften, Fotokopien eines Dokuments wie bei einer Geburts- oder Heiratsurkunde oder Vorsorgevollmachten. Bei der notariellen Beglaubigung bestätigt der Notar also entweder die Echtheit einer Unterschrift oder die Übereinstimmung einer Kopie mit dem Original – eine inhaltliche Prüfung findet bei der Beglaubigung ebenso wenig statt wie die rechtliche Beratung zu den möglichen Konsequenzen eines Dokuments.
Diese Dokumente müssen notariell beglaubigt werden…
Die notarielle Beglaubigung ist insbesondere in Fällen erforderlich, in denen das Gesetz eine erhöhte Form der Rechtssicherheit vorschreibt. Deshalb ist in vielen rechtlichen Bereichen die Mitwirkung eines Notars gesetzlich vorgeschrieben. Dazu zählen u.a. folgende Rechtsangelegenheiten:
- Anmeldungen von Gesellschaften (z.B. GmbH, UG, AG) zum Handelsregister (§ 12 HGB)
- Satzungsänderungen von Kapitalgesellschaften oder Kapitelmaßnahmen, wie z.B. Kapitalerhöhungen (§ 54 GmbHG); hier ist auch eine Beurkundung vogesehen
- Anmeldungen zum Vereinsregister (§ 77 BGB), wie z.B. Vereinsgründungen oder Änderungen des Vorstandes
- Grundbuchanträge und entsprechende Vollmachten zur Eintragung oder Löschung von Rechten im Grundbuch wie Eigentumsübertragungen oder einfache Grundschuldbestellungen (§ 29 GBO) ohne Zwangsvollstreckungsunterwerfungen
- Erbausschlagungserklärungen (§ 1945 BGB), die allerdings auch direkt bei Gericht eingereicht werden können
In diesen und weiteren Fällen ist eine notarielle Beglaubigung gesetzlich erforderlich, um die Echtheit der Unterschrift und somit die Identität des Erklärenden sicherzustellen und eine reibungslose Bearbeitung durch die zuständigen Behörden oder Gerichte zu ermöglichen.
… und diese Dokumente kommen ohne eine notarielle Beglaubigung aus
Viele alltägliche Dokumente und Verträge müssen hingegen nicht notariell beglaubigt werden, um rechtskräftig zu sein. Dazu gehören z.B. Mietverträge, Kaufverträge für bewegliche Sachen wie Autos, Elektrogeräte oder Möbel und Arbeitsverträge, wo eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausreicht. Gleiches gilt für eine bestimmte Testamentsform: Wer sein Testament eigenhändig und handschriftlich verfasst und unterschreibt, benötigt keine notarielle Beglaubigung. Wer jedoch die größtmögliche Rechtssicherheit vorzieht, sollte auch sein Testament notariell beurkunden lassen. Auch bestimmte Vollmachten wie Bankvollmachten erfordern in der Regel keine notarielle Beglaubigung. Dennoch kann die Beteiligung eines Notars sinnvoll sein, da viele Behörden und Institutionen eine beglaubigte Vollmacht eher anerkennen. Dies gilt bspw. für Bankvollmachten, bei denen eine notarielle Bestätigung oft die Akzeptanz durch die Bank erleichtert.
Wie kann ich eine Unterschrift oder eine Kopie notariell beglaubigen lassen?
Wer ein Dokument als Kopie oder die Unterschrift auf einem Dokument beglaubigen lassen möchte, benötigt das entsprechende Originaldokument sowie ein gültiges Ausweisdokument zur Identitätsprüfung und kann einfach einen Termin zur Beglaubigung beim Notar vereinbaren. Während des Termins erfolgt eine Identitätsprüfung der vorstelligen Person anhand des Ausweisdokumentes. Dann prüft der Notar, ob das vorgelegte Dokument eine Kopie des Originals ist bzw. ob die Unterschrift auf einem Dokument auch wirklich von der vorstelligen Person geleistet wurde. Sofern alle Angaben korrekt sind, bescheinigt der Notar die Echtheit der Kopie oder der Unterschrift und bestätigt damit die rechtliche Gültigkeit. Die Kosten für eine Unterschriftsbeglaubigung richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) und belaufen sich in der Regel zwischen 20 € bis 70 € (zzgl. MwSt. und Auslagen), sofern der Notar keinen Entwurf vorzubereiten hat.
Mittlerweile bietet die notarielle Beglaubigung per Videokommunikation nach § 40a BeurkG eine moderne Alternative zur ‚klassischen‘ Beglaubigung in Präsenz beim Notar. Diese neue Regelung ermöglicht es, bestimmte Unterschriften insbesondere bei Anmeldungen zum Handelsregister auch in digitaler Form und ortsunabhängig zu beglaubigen. Allerdings ist die Voraussetzung dafür, dass der Notar die Identität der unterzeichnenden Person eindeutig feststellen und die Unterschrift elektronisch entgegennehmen kann. Dies ist derzeit nur bei jüngeren Personalausweisen möglich, auf denen das Passbild des Ausweisinhabers digital gespeichert ist.
Fazit
Die notarielle Beglaubigung spielt eine wichtige Rolle in vielen rechtlichen Angelegenheiten, insbesondere dann, wenn das Gesetz eine erhöhte Form der Rechtssicherheit erfordert. Gleichzeitig gibt es zahlreiche Dokumente, bei denen eine notarielle Beglaubigung nicht zwingend erforderlich ist, wie Mietverträge, Kaufverträge für bewegliche Sachen oder eigenhändige Testamente. In einigen Fällen kann eine notarielle Beglaubigung jedoch sinnvoll sein, selbst wenn sie nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, etwa bei Bankvollmachten. Mit der Möglichkeit der elektronischen Beglaubigung per Videokommunikation bieten Notare zudem eine moderne und flexible Alternative zur ‚klassischen‘ Beglaubigung vor Ort. Damit ist der Gang zum Notar in vielen Situationen die sicherste Wahl, um Dokumente mit höchster Rechtssicherheit auszustellen.
Sie möchten eine Unterschrift beglaubigen lassen? Hier können Sie direkt einen Termin vereinbaren.
FAQ – Häufige Fragen zur notariellen Beglaubigung
Eine Beglaubigung genügt, wenn lediglich die Echtheit der Unterschrift oder einer Abschrift bestätigt werden soll. Eine Beurkundung ist erforderlich, wenn das Gesetz eine umfassende rechtliche Prüfung und Belehrung vorsieht, etwa beim Grundstückskauf (§ 311b BGB) oder bei Eheverträgen.
Nein. Viele einfache Vollmachten – etwa Bankvollmachten – sind auch ohne notarielle Beglaubigung wirksam. Für bestimmte Rechtsgeschäfte, insbesondere im Zusammenhang mit dem Grundbuch oder Handelsregister, ist jedoch eine notarielle Form vorgeschrieben.
Ja, in bestimmten Fällen – insbesondere bei Handelsregisteranmeldungen – ist eine Beglaubigung per Videokommunikation nach § 40a BeurkG möglich. Voraussetzung ist unter anderem ein Personalausweis mit aktivierter eID-Funktion.