Fake-Rechnungen nach dem Handelsregistereintrag – So schützen Sie sich und Ihr Unternehmen

Nach der Gründung und der erfolgreichen Eintragung in das Handelsregister ist die Freude bei vielen Gründern groß. Doch genau in dieser Phase lauert eine unterschätzte Gefahr: falsche Rechnungen nach dem Handelsregistereintrag. Kurz nach der Veröffentlichung der Unternehmensdaten erhalten viele Unternehmen täuschend echt aussehende Zahlungsaufforderungen, und das häufig mit amtlichem Anschein. Wer unachtsam ist, zahlt schnell mehrere hundert Euro für Leistungen, die es eigentlich gar nicht gibt.

In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, wie diese Betrugsmasche funktioniert, woran Sie Fake-Rechnungen erkennen und was Sie konkret tun können, wenn Sie betroffen sind.

Keyfacts – das Wichtigste auf einen Blick

• Nach dem Handelsregistereintrag sind Unternehmensdaten öffentlich einsehbar.
• Betrüger versenden amtlich wirkende Rechnungen für Register- oder Verzeichniseinträge.
• Es besteht keine Zahlungspflicht, wenn kein Vertrag geschlossen wurde.
• Ein Notar hilft dabei, echte von falschen Schreiben zu unterscheiden.

Warum treten Fakerechnungen gerade nach dem Handelsregistereintrag auf?

Nach § 9 Handelsgesetzbuch (HGB) sind Eintragungen im Handelsregister öffentlich. Name, Sitz, Geschäftsführung und Anschrift eines Unternehmens können von jedermann eingesehen werden. Diese Transparenz wird von unseriösen Anbietern gezielt ausgenutzt.

Typisch ist dabei folgendes Muster:

• Versand kurz nach dem Handelsregistereintrag
• Bezeichnungen wie „Gewerberegister“, „Firmenverzeichnis“ oder „Zentralregister“
• hohe Einmalbeträge oder mehrjährige Laufzeiten im Kleingedruckten
• Gestaltung mit Wappen, Registernummern und amtlich klingender Sprache

Aus rechtlicher Sicht handelt es sich dabei regelmäßig nicht um eine verpflichtende Rechnung. Durch die entsprechende Aufmachung wird jedoch bewusst den Eindruck erweckt, es handle sich um eine behördliche oder eine gesetzlich vorgeschriebene Gebühr.

Woran erkennen Sie eine Fake-Rechnung?

Grundsätzlich gilt: Für den Handelsregistereintrag selbst entstehen ausschließlich Gebühren des zuständigen Registergerichts sowie des beurkundenden Notars. Diese Gebühren sind gesetzlich geregelt – insbesondere im Handelsgesetzbuch (HGB) und im Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) – und können nicht durch externe „Registerstellen“ ergänzt werden. Gerade deshalb ist Vorsicht geboten, wenn kurz nach dem Handelsregistereintrag Schreiben mit Zahlungsaufforderungen eingehen.

Typische Warnsignale für Fake-Rechnungen sind unter anderem:

• keine konkrete Rechtsgrundlage, etwa fehlende Hinweise auf einschlägige Vorschriften wie das Handelsgesetzbuch (HGB) oder das GNotKG
• ausländische IBAN oder eine fehlende ladungsfähige Anschrift des Absenders
• eine unklare oder bewusst vage Leistungsbeschreibung, aus der nicht eindeutig hervorgeht, wofür gezahlt werden soll
• sehr kurze Zahlungsfristen von wenigen Tagen, die Druck erzeugen sollen
• Hinweise darauf, dass es sich um eine „freiwillige Eintragung“ handelt, die nur im Kleingedruckten oder an unauffälliger Stelle erwähnt werden

Wer solche Merkmale erkennt, sollte keine Zahlung leisten und das Schreiben sorgfältig prüfen lassen. etwa durch einen Notar oder eine rechtliche Beratung.

Fake-Rechnungen – Ein Beispiel aus unserem Amtsbereich

Wie Fake-Rechnungen in der Praxis aussehen, zeigt dieses anonymisierte Beispiel aus unserem Amtsbereich:

Bereits bei einer ersten Durchsicht zeigt das Schreiben mehrere typische Merkmale einer Fake-Rechnung, die gezielt nach Handelsregistereinträgen versendet wird.

• Äußeres Erscheinungsbild: Durch die Verwendung der Bezeichnung „Amtsgericht“, eines Wappens sowie einer formal wirkenden Gestaltung wird staatliche Autorität vorgetäuscht. Die angegebene „Zentrale Zahlstelle Frankfurt am Main“ existiert in dieser Form nicht.
• Unterzeichner: Besonders auffällig ist zudem, dass das Schreiben von einem angeblichen Richter unterzeichnet ist. Dabei gilt: Richter unterzeichnen keine Kostenrechnungen oder Zahlungsaufforderungen, da diese ausschließlich von der zuständigen Justizkasse bzw. Kostenstelle erlassen werden.
• Zahlungsdaten: Ein weiteres Warnsignal ist zudem die angegebene ausländische Bankverbindung (häufig spanische oder portugiesische IBAN). Deutsche Amtsgerichte nutzen ausschließlich inländische Konten.
• Rechtsgrundlagen: Die genannten Gesetzes- und Gebührenverweise (u.a. GNotKG) sind entweder unzutreffend oder aus dem Zusammenhang gerissen. Die geforderte Betragshöhe ist für Handelsregisterangelegenheiten vollkommen untypisch.
• Druckaufbau: Die extrem kurze Zahlungsfrist von drei Werktagen sowie die Androhung von Mahngebühren und Vollstreckungsmaßnahmen sind für echte gerichtliche Kostenrechnungen unüblich und dienen offensichtlich der Einschüchterung.

Dieses reale Beispiel zeigt deutlich, mit welcher „Sorgfalt“ Fake-Rechnungen gestaltet sind und wie man typische Muster erkennt. Doch wie geht man korrekt vor, wenn man eine solche falsche Rechnung im Briefkasten findet?

Schritt-für-Schritt-Empfehlung: So reagieren Sie richtig auf Fake-Rechnungen

Wer eine solche Rechnung erhält, ist verständlicherweise verunsichert. Wichtig ist: Besonnenes Vorgehen schützt vor unnötigen Kosten und rechtlichen Nachteilen. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, korrekt und rechtssicher zu reagieren:

1. Nicht zahlen & nicht unterschreiben – Leisten Sie keine Zahlung und geben Sie keine Erklärung ab, solange nicht eindeutig feststeht, dass es sich um eine berechtigte Forderung handelt. Eine vorschnelle Zahlung oder Unterschrift kann als Zustimmung zu einem kostenpflichtigen Angebot gewertet werden.

2. Schreiben sorgfältig prüfen – Überprüfen Sie das Schreiben genau. Achten Sie insbesondere auf die Bezeichnung des Absenders, die angegebene Rechtsgrundlage, die Höhe der Forderung sowie die Bankverbindung. Unklare Leistungsbeschreibungen, ausländische Konten oder extrem kurze Zahlungsfristen sind typische Warnsignale.

3. Bei Unsicherheit Rücksprache mit Ihrem Notar halten – Sollten Sie Zweifel an einer Forderung haben, empfiehlt sich eine kurze Rückfrage bei Ihrem Notar. Der Notar kann schnell einschätzen, ob es sich um eine echte Kostenrechnung oder um eine Fake-Rechnung handelt.

Wenn Sie diese Schritte konsequent beachten und im Zweifel fachkundigen Rat einholen, schützen Sie sich effektiv vor finanziellen Schäden.

Fazit

Fake-Rechnungen nach dem Handelsregistereintrag sind kein Zufall, sondern eine gezielte Masche: Weil Ihre Unternehmensdaten nach § 9 HGB öffentlich einsehbar sind, können unseriöse Anbieter täuschend echte Zahlungsaufforderungen versenden – oft mit amtlicher Aufmachung, juristisch klingenden Texten und künstlich erzeugtem Zeitdruck. Entscheidend ist: Eine Zahlungspflicht entsteht nur, wenn Sie tatsächlich einen Vertrag geschlossen haben. Wer Schreiben konsequent prüft, nicht vorschnell überweist und im Zweifel Rücksprache hält, schützt sein Unternehmen wirksam vor finanziellen Schäden.

Sie haben Fragen zu Fake-Rechnungen? Unsere Kanzlei in Fulda unterstützt Sie dabei, echte Kostenrechnungen von irreführenden Angeboten zu unterscheiden.

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FAQ – Häufige Fragen zu Fake-Rechnungen