Bei vielen Rechtsgeschäfte ist eine notarielle Beglaubigung oder eine notarielle Beurkundung erforderlich. Zu diesen Rechtsgeschäften zählen z.B. der Verkauf von Immobilien, Unternehmensgründungen oder Vorsorgevollmachten. Bislang waren notarielle Beglaubigungen und Beurkundungen ausschließlich in Präsenz in einem Vorort-Termin beim Notar möglich. Doch seit August 2022 kann für einige notarielle Angelegenheiten auch ein Online-Verfahren beim Notar gewählt werden. In diesem Blog-Artikel erklären wir, wie dieses Online-Verfahren funktioniert und was dabei beachtet werden muss.
Was unterscheidet die Beglaubigung von der Beurkundung?
In Deutschland gibt es zwei grundsätzliche Formen der notariellen Mitwirkung:
- Notarielle Beurkundung: Im Gegensatz zur Beglaubigung umfasst die Beurkundung die umfassende rechtliche Prüfung und Dokumentation eines gesamten Vertrags. Der Notar sorgt bei Verträgen dafür, dass alle Beteiligten vollständig über die rechtlichen Folgen informiert sind.
- Notarielle Beglaubigung: Bei der Beglaubigung bestätigt der Notar ausschließlich die Echtheit einer Unterschrift. Die Beglaubigung dient vor allem der Rechtssicherheit und Beweiskraft von Dokumenten sowie die Identitätsfeststellung des Erklärenden.
Während die notarielle Beglaubigung also vor allem als Nachweis der Echtheit der Unterschrift dient, stellt die notarielle Beurkundung die rechtliche Verbindlichkeit von Schriftstücken sicher.
Wann darf das Online-Verfahren genutzt werden?
Bis vor drei Jahren waren notarielle Beglaubigungen und Beurkundungen nur dann möglich, wenn der Notar die Angelegenheiten in einem Präsenztermin unter Anwesenheit der betroffenen Personen beglaubigt oder beurkundet hat. Dies wurde im August 2022 durch eine Erweiterung des Beurkundungsgesetzes (BeurkG) geändert, um der fortschreitenden Digitalisierung Rechnung zu tragen. Nach § 40a BeurkG können seitdem einige notarielle Beglaubigungen und Beurkundungen unter bestimmten Umständen auch online erfolgen. Zu den notariellen Angelegenheit, die nach § 40a BeurkG auch in einem Online-Verfahren durchgeführt werden können, zählen u.a.:
- Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) mit Bargründung, wenn das Stammkapital in Form von Geld eingebracht wird
- Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) mit Sachgründung, wenn das Stammkapital nicht in Form von Geld eingebracht wird – mit Ausnahme des Geltungsbereiches besonderer Vorschriften: So wäre bspw. die Einbringung einer Immobilie als Sacheinlage für ein Online-Verfahren unzulässig.
- Anmeldung zum Handelsregister, wie z.B. Änderung der Anschrift, Wechsel des Geschäftsführers, Bestellung oder Abberufung eines Prokuristen oder Liquidation
- Einstimmige Änderungen des Gesellschaftsvertrages einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)
- Kapitalerhöhungen, z.B. bei der Abgabe einer Übernahmeerklärung oder bei einstimmigen Kapitalerhöhungen bei GmbHs oder UGs (haftungsbeschränkt)
- Anmeldungen zum Vereinsregister, wie Gründung, Änderung des Vorstands oder der Satzung und Liquidation
In anderen notariellen Angelegenheit darf ein Online-Verfahren (noch) nicht zum Einsatz kommen. Hier hat der Notar auch keinen eigenen Ermessensspielraum, sondern muss sich an die gesetzlichen Regelungen halten.
Wie das Online-Verfahren abläuft
Das Online-Verfahren funktioniert prinzipiell genauso, wie ein beim Notar vor Ort – mit dem Unterschied, dass die Kommunikation digital per Videoübertragung erfolgt. So läuft das Online-Verfahren am Beispiel einer Beurkundung ab: Nach der Terminvereinbarung mit der Kanzlei stellt der Notar zu Beginn des Online-Verfahrens zunächst die Identität der Beteiligten fest. Hierfür wird die sogenannte eID im Ausweisdokument genutzt, eine Art Online-Ausweisfunktion, die im zuständigen Bürgeramt beantragt werden kann. Anschließend wir das Erscheinungsbild der anwesenden Beteiligten mit einem elektronisch gespeicherten Lichtbild durch den Notar abgeglichen. Sobald alle Beteiligten eindeutig identifiziert sind, wird die Urkunde wie gewohnt vom Notar verlesen und der Text der Urkunde parallel in einem eigenen Textfenster angezeigt. Wie bei Präsenzterminen können dabei Fragen geklärt und Unklarheiten mit dem Notar besprochen werden. Wenn sich alle Beteiligten einig sind, folgt die Unterzeichnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur durch Eingabe einer PIN über das Mobiltelefon.
Für das Online-Verfahren bleibt jedoch weiter ein Notar zuständig, bei dem ein lokaler Bezug zu dessen Amtsbezirk besteht. Entweder hat die betreffende Gesellschaft ihren Sitz in diesem Amtsbezirk oder ein Gesellschafter bzw. Geschäftsführer ist mit seinem Wohnort dort gemeldet. Sinnvoll ist eine Online-Beurkundung immer dann, wenn ein Beteiligter nicht vor Ort ist und auf diese Weise eine lange Anreise gespart werden kann.
Was benötige ich für das Online-Verfahren?
Für das Online-Verfahren benötigen Sie keine besonderen IT-Kenntnisse oder speziellen Geräte. Denn im gesamten Prozess genügt ein Standard-Computer mit Mikrofon, Tonausgabe und einer Kamera (Auflösung mindestens 480p) sowie eine stabile Internetverbindung. Darüber hinaus benötigen Sie ein Smartphone, um die kostenlose Notar-App zur sicheren Übermittlung Ihrer Daten herunterladen zu können. Der Notar unterstützt Sie selbstverständlich bei der Auswahl und beim Download der richtigen App. Ihr Smartphone muss über eine sogenannte NFC-Schnittstelle verfügen, die z.B. beim kontaktlosen Bezahlen mit dem Smartphone im Supermarkt genutzt wird. Mittlerweile sind nahezu alle modernen Smartphones mit einer solchen NFC-Schnittstelle ausgestattet. Mit der Notar-App können Sie dann die relevanten Daten (eID & Lichtbild) aus Ihrem Ausweisdokument auslesen und verschlüsselt an den Notar übermitteln. Gut zu wissen: Im Vergleich zum ‚klassischen‘ notariellen Verfahren fallen bei der Online-Beurkundung und der Online-Beglaubigung zusätzliche Gebühren an, die sich pauschal auf 25€ bei Beurkundungen und 8€ bei Beglaubigungen (jeweils zzgl. MwSt.) belaufen.
Weitere Informationen erhalten Sie auch auf der Informationsseite der Bundesnotarkammer.
Fazit
Mit der Einführung des Online-Verfahrens für notarielle Beglaubigungen und Beurkundungen wurde ein bedeutender Schritt in Richtung der digitalen Rechtssicherheit gemacht. Bestimmte Rechtsgeschäfte wie die Gründung einer GmbH oder UG, Handelsregisteranmeldungen oder Satzungsänderungen können nun bequem per Videoübertragung abgewickelt werden. Dieses Verfahren spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht eine flexible und ortsunabhängige Erledigung notarieller Vorgänge. Wichtig ist jedoch, dass nicht alle notariellen Angelegenheiten online erledigt werden dürfen – bei vielen Rechtsgeschäften bleibt der persönliche Termin beim Notar verpflichtend. Trotz zusätzlicher Gebühren bietet das Online-Verfahren allerdings eine attraktive Alternative für Unternehmen und Privatpersonen, die notarielle Dienstleistungen effizienter gestalten möchten.
Sie haben Fragen zum notariellen Online-Verfahren oder möchten eine Unterschrift digital beglaubigen lassen? Gerne stehen wir Ihnen persönlich in unserer Kanzlei in Fulda für einen Beratungstermin zur Verfügung. Alternativ können Sie auch unser Online-Formular für Unterschriftsbeglaubigungen nutzen.
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